eHealth

"Für effizientes eCommerce müssen die Stammdaten sauber sein"

MedInform-Konferenz zu elektronischen Beschaffungsprozessen zwischen Krankenhäusern und Medizinprodukte-Lieferanten

Um Prozesse im Gesundheitsmarkt und die Patientensicherheit zu verbessern, müssen die vorhandenen Standards für die elektronische Kommunikation konsequenter eingesetzt werden. Voraussetzungen für optimierte Prozesse sind aber saubere Stamm- und Produktdaten und ein durchgängiger Prozess von der Bestellung bis hin zur elektronischen Rechnung. Gerade bei den Stammdaten gibt es noch erhebliche Defizite: "Nicht die Technik ist das Problem, sondern die Inhalte!" Das verdeutlichten die Experten der 16. eCommerce-Konferenz von MedInform am 25. Februar 2014 in Frankfurt am Main. MedInform ist der Informations- und Seminarservice des BVMed.

Ein wichtiger Schritt zur Prozessoptimierung ist dabei bereits vollzogen: Die Krankenhaus-Einkaufsgemeinschaften, die Hersteller und Lieferanten haben sich auf Standards für die Klassifizierung der Produkte, den elektronischen Datenaustausch und die Identifizierung geeinigt. Die Mitglieder im "Forum eStandards" setzen auf den eCl@ss-Standard, der in Deutschland umfänglich zur Klassifizierung von Produkten und Dienstleistungen genutzt wird, sowie für die Identifikation und Datenübertragung auf die Standards der GS1. "Wir müssen nun die Krankenhäuser überzeugen, indem wir die Prozesse in der Anwendung zeigen", so der BVMed-Vorstandsvorsitzende Dr. Meinrad Lugan von B. Braun. Anton J. Schmidt von der P.E.G. und Dr. Oliver Gründel von der AGKAMED sprachen von "ungenutztem Verbesserungspotenzial in den Krankenhäusern", das durch den immer größer werdenden Kostendruck künftig gehoben werden müsse.

"Grundsätzlich besteht innerhalb vieler Kliniken noch eine unzureichende Vernetzung von klinischem und materialwirtschaftlichem Bereich auf Ebene von Systemen, Standards und letztlich auch Prozessen", sagte Prof. Dr. Sylvia Thun, Leiterin des Projekts "Standards zur Unterstützung von eCommerce im Gesundheitswesen (eCG)". Der Appell der Experten: "Um eProcurement effizient zu nutzen, sind die Aufarbeitung der Stammdaten und eine einheitliche Klassifikation der Produkte nötig". Berater Alfons Rathmer plädierte für eine vorgelagerte Stammdatenvalidierung. Moderiert wurde die Veranstaltung von BVMed-Geschäftsführer und Vorstandsmitglied Joachim M. Schmitt.


eStandards aktiv mitgestalten und umsetzen

Prof. Dr. Sylvia Thun vom Lehrstuhl für Informations- und Kommunikationstechnologien im Gesundheitswesen der Hochschule Niederrhein in Krefeld gab einen Zwischenbericht zum Projekt "Standards zur Unterstützung von eCommerce im Gesundheitswesen (eCG)". Das Projekt wird vom Bundeswirtschaftsministerium im Rahmen der Förderinitiative "Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern" finanziert. Das Projekt soll die Verwendung von internationalen eStandards voranbringen, um effiziente eCommerce-Anwendungen zu etablieren und die Patientensicherheit zu verbessern. "Entlang eines Patientenbehandlungspfades und dem damit einhergehenden Beschaffungsprozess sollen IT-Standards ausgewählt und in Systeme implementiert werden", so Thun zum Ziel des Projekts. Damit könnte Herstellern und deren Kunden mehr Investitionssicherheit gegeben werden. Alle im Rahmen des Projekts Befragten halten eStandards für sinnvoll, bemängelt wird aber die teils noch schlechte Qualität der Stammdaten. Sehr häufig vollzieht sich die Kommunikation weiterhin über Fax und Telefon. Im Rahmen des eCG-Projekts werden geeignete Standards ausgewählt und "gemappt", um zu dokumentieren, wo sie in den Behandlungspfaden eingesetzt werden. Die Ergebnisse werden dann in ein"Testlabor" eingebracht, um deren Umsetzung und Interoperabilität zu überprüfen. Relevante Entscheidungen soll künftig ein "eHealth-Rat" fällen, dessen Zusammensetzung derzeit noch nicht feststeht.

Thomas Klein, Dezernent für Einkauf und Logistik im Universitätsklinikum Düsseldorf, berichtete über die konsequente Einführung von eCl@ss und GS1-Standards im Krankenhaus. In seinem Haus seien alle Stammdaten im System mit einem eCl@ss-Schlüssel und einer GTIN auf verschiedenen Verpackungsstufen versehen worden. "Denn die Grundlage für gute Prozesse sind saubere Stammdaten", so Klein. Durch entsprechende Schnittstellen kann das Krankenhaus Warengruppenanalysen im SAP-System oder Controllingberichte, beispielsweise zur Neurochirurgie oder zum Verbrauchsmaterial, durchführen und Kostenentwicklungen nach Warengruppen analysieren. Eine neue Entwicklung ist die Etablierung eines Medicalprodukte-Katalogs und eine Lieferantenauswahl, um Produktbestellungen zu standardisieren. Auf der GHX-Plattform des Universitätsklinikums befinden sich derzeit 57 Lieferanten mit rund 160.000 Artikeln, von denen für über 6.300 Produkte Preise aktiviert sind. Allerdings fehlten im Katalog bisher die Merkmale der Produkte. Von der Industrie erwartet Klein eine bessere "Contentqualität", die Schulung der Mitarbeiter und eine Benennung von kompetenten Ansprechpartnern. Die Hersteller müssten die "Chance zur Produktpräsentation besser nutzen". Die Krankenhäuser müssten eine eBusiness-Kompetenz aufbauen und den Nutzen von eStandards für das Haus besser kommunizieren. Kleins Fazit: "In der Umsetzung der vereinbarten eStandards, der Datenqualität, und dem Know-how besteht noch ein großer Handlungsbedarf für alle Marktteilnehmer."

Die große Bedeutung der Stammdaten-Qualität betonte auch Dr. Meinrad Lugan, Mitglied des Vorstands bei B. Braun Melsungen und Vorstandsvorsitzender des Bundesverbandes Medizintechnologie (BVMed). "Der Informationsgehalt, den ein Hersteller für sein Produkt elektronisch zur Verfügung stellt, muss künftig besser werden", so Lugan. Sein Appell an alle Marktteilnehmer: "Der Automatisierungs- und Standardisierungsgrad muss erhöht werden!" Ein weltweiter Treiber für Stammdatenqualität werde das UDI-System (Unique Device Identification), das in den USA demnächst verpflichtend ist und auch in Europa kommen werde. In Europa müsse für UDI die Anbindung der EUDAMED-Datenbank (European Databank on Medical Devices) vorbereitet werden. Wichtig sei es, elektronische Prozesse "von der Bestellung bis zur Rechnung" sicherzustellen, um Prozesszeiten zu verringern, Prozesskosten zu reduzieren und die Prozessqualität zu erhöhen. Dieses "Order to Cash" sei aber nur punktuell umgesetzt. Auch bei der Verknüpfung von Ware und Information gebe es Nachholbedarf. Es gebe keine durchgehende Barcodeauszeichnung auf den Verpackungen und nur einzelne Pilotprojekte der Nutzung in Kliniken. UDI werde diese durchgehende Barcode-Auszeichnung unterstützen. Lugans Appell: "Wenn wir die Regeln nicht selbst bestimmen, werden uns die Regularien auferlegt, siehe UDI. Gestalten Sie aktiv mit und beteiligen Sie sich. Nutzen Sie den BVMed zur Information und Kommunikation. Denn: Kunden und Lieferanten haben ein gemeinsames Ziel!"

Panel 1: Die Sicht der Krankenhaus-Einkaufsgemeinschaften

Anton J. Schmidt, Vorstandsvorsitzender der P.E.G. Einkaufs- und Betriebsgenossenschaft und des Bundesverbandes der Beschaffungsinstitutionen in der Gesundheitswirtschaft (BVBG) stellte eCommerce-Initiativen der Einkaufsgemeinschaften als Teil des strategischen Einkaufs dar. Zu den Initiativen gehören die Schaffung standardisierter Artikeltemplates oder die Umsetzung von digitalen Workflows für Mitglieder der Einkaufsgemeinschaften. Das schließt umfassende Preis- und Katalogdaten, den Einsatz von Bestelltools, das Scannen von Rechnungen, die nicht elektronisch eingehen, oder die Anbindung der gängigen Materialwirtschafts-Systeme ein. Auch den Gedanken an eine "Blacklist" von Industriepartnern, die keine eCl@ss-Klassifizierung vornehmen, brachte Schmidt ins Spiel. Es sei aber festzustellen, dass viele Krankenhäuser noch nicht elektronisch bestellen. "Trotz steigendem Kostendruck auf die Krankenhäuser bleiben hier Wirtschaftlichkeitspotenziale liegen", so Schmidt. Hauptgrund sei, dass die Aufbereitung der Stammdaten und eine einheitliche Klassifikation noch nicht abgeschlossen seien.

Prozessoptimierungen durch elektronischen Einkauf unter Verwendung von Standards sind unstrittig, aber in der Praxis noch nicht angekommen, so Dr. Oliver Gründel, Geschäftsführer der AGKAMED. 65 Prozent der Bestellungen gehen bei den Unternehmen noch telefonisch oder per Fax ein. Eine katalogbasierte Beschaffung findet im Gesundheitsmarkt nur in 30 Prozent der Bestellvorgänge statt. In anderen Branchen liege die Quote bei 64 Prozent. "Die Voraussetzung für E-Procurement ist ein professionelles Stammdaten- bzw. Katalogmanagement", so Gründel. Dazu gehören die einheitliche Aufbereitung der Produktstammdaten, die einheitliche Abbildung in allen Systemen und die einheitliche Übertragung der Produktstammdaten. Das ermögliche ein einheitliches Daten-Clearing, die optimale Nutzung der E-Procurement-Systeme und die Kostenträgerrechnung nach Produktverbrauch. Gründel warb für "Vendor Managed Inventory (VMI)" – Ansätze als Mittel zur Verbesserung der Performance in der Logistikkette, bei dem der Lieferant Zugriff auf die Lagerbestands- und Nachfragedaten des Kunden hat. Bei VMI übernimmt der Lieferant die Verantwortung für die Bestände seiner Produkte beim Händler. Grundlage sind beispielsweise Abverkaufsdaten und aktuelle Lagerbestände, die über das Internet, EDI oder Scanner vom Kunden zum Lieferanten übertragen werden.

Auch Claudia März-Sax, Geschäftsführerin der Einkaufsgemeinschaft Kommunaler Krankenhäuser Dienstleistungs-GmbH, sieht noch zahlreiche Hindernisse bei der elektronischen Kommunikation. Dazu gehören Unstimmigkeiten zwischen Krankenhaus- und Lieferantendaten oder eine "teilweise mangelhafte Stammdatenqualität auf beiden Seiten". E-Commerce-Projekte in Kliniken seien derzeit nur realisierbar, wenn ein "Return of Investment" innerhalb von einem Jahr nachweisbar sei. "Projekte ohne finanzielle Einsparung werden auch dann nicht durchgeführt, wenn Soft- oder Hardware durch Dritte finanziert wird." Das Hauptproblem sieht März-Sax in den Inhalten: "Die Herausforderung der Zukunft sind nicht die Technik oder unterschiedliche Code-Systeme, sondern die Qualität der Stammdaten. Das Fundament muss ordentlich gebaut sein, damit ein modernes Haus entsteht."

Panel 2: Die Sicht der Hersteller und Lieferanten

Armin Haas, Leiter Service und Business Process Management bei Paul Hartmann, bezog sich in seinem Vortrag auf ein Projekt zur Einführung von eCl@ass 8.0 mit Merkmalen und GS1-XML CIN 2.3 mit einem interdisziplinären Projektteam. eCl@ss helfe dem Einkauf, den Fachkräften, den Patienten und den Herstellern dabei, aktuelle Herausforderungen zu meistern. Der Krankenhauseinkauf könne Qualitätsunterschiede erkennen, Produktdetails verstehen und Innovationen nutzen. Fachkräfte können den Verwaltungsaufwand minimieren. Für Patienten könnten Behandlungsrisiken minimiert und die Betreuungsintensität und Versorgungsqualität optimiert werden. Die Hersteller können ihre Produktleistungen vermitteln, Kosten optimieren und die Marktentwicklung beschleunigen. Haas' Fazit: "eCl@ss unterstützt alle Marktteilnehmer!"

Über den Stand der eInvoicing-Branchenempfehlung berichtete Holger Clobes, Head of Global eCommerce & Auto ID bei B. Braun und Sprecher der Arbeitsgruppe "eStandards" im BVMed. Die Branchenempfehlung zu elektronischen Rechnungen soll Investitionssicherheit geben, die Kompatibilität zwischen Standards in verschiedenen Bereichen sicherstellen und individuelle Einzelforderungen verhindern. Zu den verschiedenen technischen Möglichkeiten zählen der Versand eines pdf-Dokuments (Rechnung) per E-Mail, der kombinierte Versand eines pdf-Dokuments und einer elektronisch strukturierten EANCOM-Nachricht (INVOIC) sowie der ausschließliche Versand einer strukturierten Nachricht im EANCOM-Format per EDI. Clobes: "Wichtig ist, dass die umsatzsteuerrechtlich relevanten Anforderungen auch bei den elektronischen Rechnungen erfüllt werden." Die Branchenempfehlung wird derzeit durch eine unabhängige Steuerberatungsgesellschaft geprüft. Die Veröffentlichung ist für das zweite Quartal 2014 geplant. Clobes' Fazit: "Es macht Sinn, den elektronischen Rechnungsprozess zu beginnen und sich von Stufe zu Stufe zu bewegen, um entsprechende Effekte frühzeitig zu erreichen."

"Ohne valide Stammdaten ist keine suffiziente Vernetzung möglich", sagte eCommerce-Experte Alfons Rathmer zur Bedeutung der Stamm- und Produktdatenpflege. Probleme bei der Umsetzung elektronischer Bestellprozesse liegen in Inkonsistenzen im Bereich der Artikelnummern, in Differenzen von Katalog- und Preistemplates sowie in der Artikel- und Lieferantenidentifikation. Rathmer: "Das Stammdatenmanagement ist ein praxisrelevantes Hauptproblem bei der Umsetzung elektronischer Bestellprozesse." Hersteller und Lieferanten müssten sich der Verantwortung bewusst werden, valide Stammdaten zur Verfügung zu stellen und deren Verwendung einzufordern. Lösungsansätze sieht Rathmer in einer vorgelagerten Stammdatenvalidierung. Die Stammdatenproblematik werde auch in dem eCG-Projekt adressiert.

Fortschritte bei der Stammdatenqualität sieht Andrea Schlienz, Leiterin des Datenmanagements bei den Sana Kliniken, auf Seiten der Krankenhäuser, "da das Problem erkannt ist". Schlienz bemängelte, dass noch immer zu wenig Lieferanten die elektronische Beschaffung über Plattformen nutzen. Wenn Stammdaten sauber sind und eStandards angewendet werden, dann könnten auch Einsparpotenziale realisiert werden. Bei den notwendigen Investitionen in IT-Strukturen fehle es in den Krankenhäusern aber an einem Zusammenspiel zwischen der Materialwirtschaft, den KIS-Systemen, der elektronischen Rechnung und den Scannersystemen.

Panel 3: Die Sicht der eCommerce-Dienstleister

Jens Kalecinski, Leiter Projektmanagement bei GHX, stellte Leistungen des Dienstleisters im Bereich des Stammdatenmanagements vor. Mit dem "GHX Clearing Center" werden Einrichtungsdaten, die von den Lieferanten oder GHX bereinigt sind, an das Materialwirtschaftssystem des Krankenhauses gesendet. Die entsprechenden Daten können von den Einrichtungen kontrolliert und damit die Stammdaten des Hauses aktualisiert werden. "Diese Funktion ermöglicht, dass die MaWi-Stammdaten immer aktuell gehalten werden", so der GHX-Experte. Zudem gibt es ein "GHX SAP Clearing-Center" mit Fokus auf die eCl@ss-Warengruppenbereinigung. Denkbar wäre auch die Übernahme in die Produkthierarchie oder in die Warengruppe. GHX stellt für seine Kunden für entsprechende Standard- und Zusatzmodule ein Webfrontend zur Verfügung, mit dem der Kunde über weitere Funktionalitäten verfügen und auf Standardmodule zugreifen kann. Im EPS-System können Artikel- und Preisrecherchen in den GHX- Lieferantenartikelkatalogen durchgeführt werden. Diese recherchierten Artikel und Preise können dann über die Funktion des Material- oder Preisdownloads, zur vereinfachten Artikel- und Preisanlage ins Warenwirtschaftssystem übernommen werden.

Eine kritische Bestandsaufnahme machte Dirk Isenberg, Vorstand von Medical Columbus. Die vom BVMed empfohlenen Standards für die elektronische Kommunikation bieten Planungssicherheit, "werden aber nur zögerlich genutzt". Katalogstandard sei nach wie vor eine Excel-Liste, Kommunikationsstandard das Fax. Auch heute noch gebe es Global Player, "die nicht EDI-fähig sind". Die Anschlussraten im Krankenhausbereich würden stagnieren – und damit auch die EDI-Durchdringung. Die Margen für Transaktionen würden schneller sinken, als das Transaktionsvolumen steigt. Das Providergeschäft habe daher zurzeit keine wirtschaftliche Basis. Deshalb müssten neue Anreizsysteme geschaffen werden. Wer keine definierten eStandards unterstütze, solle beispielsweise mehr für Transaktionen zahlen müssen.

Lars Strauß von Lohmann & Rauscher stellte die Fallstudie "von EDI zum Loop" vor. Für Lohmann & Rauscher seien eBusiness-Lösungen "kein Alleinstellungsmerkmal eines Unternehmens". Wir müssen Branchenlösungen finden." Man könne Kunden auch nicht auf eine bestimmte EDI-Plattform zwingen. Das Unternehmen verfolge deshalb eine Mehrplattformen-Strategie. Schritte zur Steigerung der Effektivität seien eine aktive Erhöhung der elektronischen Rate und damit die Generierung von Automatisierungspotenzial und die Verbesserung der Stammdatenqualität, insbesondere in den Verpackungsstufen. Außerdem werden die Gründe von Auftragserfassungsstopps identifiziert und Lösungen bzw. vorgelagerte Prüfungen gemeinsam mit dem Provider HBS entwickelt, damit die Stammdatenqualität verbessert und die Auftragserfassung automatisiert werden können.

Hinweis an die Medien: Druckfähige Bilder zur Konferenz können unter www.bvmed.de (Bilder / Veranstaltungen) heruntergeladen werden.
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