E-Commerce

6. E-Commerce-Konferenz von MedInform: Qualitätsverbesserung und Kostensenkung durch elektronische Beschaffungsprozesse zwischen Klinik und Lieferant / Konsolidierung auf Anbieterseite als „Treiber“ der Entwicklung

27.02.2004 - 16/04

Frankfurt/Berlin. Qualitätssteigerung bei gleichzeitiger Kostensenkung: Von diesen positiven Erfahrungen mit der Einführung von elektronischen Beschaffungsprozessen berichteten die Einkaufs- und Materialwirtschaftsleiter der Universitätskliniken Frankfurt, Göttingen und Ulm auf der 6. E-Commerce-Konferenz von MedInform vor 140 Teilnehmern in Frankfurt. Der Nutzen von E-Procurement liege für Kliniken wie Lieferanten in der Aufhebung der Medienbrüche, der Fehlervermeidung und der Minimierung der Bestellprozesskosten.


Die Voraussetzungen für die notwendige Prozessoptimierung sind nach Ansicht der Experten besser denn je. Die gegenseitige Vernetzung der Anbieter Medicforma und GHX sowie die Fusion von PLC mit GHX wurde als „Übergang vom unreifen in einen reifen Markt“ bezeichnet. Damit werden mit einer einzigen Schnittstelle 60 % aller Lieferanten und 10 % aller Kliniken eingebunden. Die Kunden hätten damit eine hohe Investitionssicherheit und eine ausgereifte Technologie. Beide Anbieter erheben Transaktionsgebühren für die Hersteller. Die 6. E-Commerce-Konferenz gab einen Überblick über verschiedene Projekte von Kliniken im Bereich der elektronischen Beschaffung und diente erneut als „Branchentreff“ von Kliniken, Herstellern und Dienstleistern und somit als Informations- und Kommunikationsplattform.

In seinem Einführungsreferat stellte Manfred Beeres vom Bundesverband Medizintechnologie die jüngsten Veränderungen im Markt der E-Commerce-Anbieter als „Treiber“ einer verstärkten Einführung elektronischer Beschaffungsprozesse zwischen Kliniken und Lieferanten dar. Beide Seiten hätten durch die Konsolidierung auf der Dienstleisterseite – GHX und PLC fusionierten und Medicforma und GHX vernetzten sich gegenseitig – mehr Investitionssicherheit. Zudem seien die Technologien ausgereifter und die zahlreichen Praxisbeispiele der Kliniken hätten die erhofften Effizienzvorteile belegt. Wichtig sei nun eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Krankenhäusern, Lieferanten und Dienstleistern, um die Beschaffungsprozesse in den nächsten Jahren durch elektronische Vernetzung zu optimieren.

Detlef Bruer, Leiter Operativer Einkauf der Universitätsklinik Göttingen, berichtete über die Erfahrungen mit der Umsetzung eines E-Commerce-Projekts mit GHX. Der Zeitaufwand auf Seiten der Klinik betrug zweieinhalb IT-Tage für ein Team von vier bis fünf Personen sowie eine zweistündige Schulung für die Mitarbeiter der Materialwirtschaft. Mittlerweile kann mit einem Zeitaufwand von weniger als einer Stunde ein neuer Lieferant angebunden werden. Die Uniklinik Göttingen hat derzeit 19 Lieferanten von medizinischem Sachbedarf mit einem Anteil von 30 % am Gesamtbestellwert angeschlossen. „Das ist für den Anfang nicht schlecht, muss aber noch besser werden, um das Potential auszuschöpfen.“ Das Potential besteht aus 150 Lieferanten und einem Volumen von 25,2 Mio. €. Wünsche an den Lieferanten sind die Übermittlung der tatsächlichen Liefertermine, die Information und ggf. Schulung der Mitarbeiter in der Auftragsannahme, die zuverlässige, vollständige und fehlerfreie Übermittlung der elektronischen Dokumente  sowie die regelmäßige Aktualisierung des Katalogs. „Dass Geld durch die elektronische Abwicklung gespart wird, ist derzeit im Klinikum Göttingen nicht nachweisbar.“ Deshalb müssen weitere Schritte erfolgen - wie die Ausweitung des elektronischen Bestellprozesses auf weitere Lieferanten. Ziel ist es, 80 % der Lieferungen mit elektronischen Begleitpapieren zu versehen, so Bruer.

Ein Projekt zur Optimierung der Bestellprozesse mit Medicforma stellte Axel Kudraschow, Dezernatsleiter Materialwirtschaft der Universitätsklinik Frankfurt, vor. Die Klinik mit 1.300 Betten und einem Einkaufsvolumen von 81 Mio. € hat Kosten von rund 40 € je Bestellung mit dem Warenwirtschaftssystem von SAP. Ziele des E-Procurement-Projekts waren Senkung der Prozesskosten,  Transparenz im Bestellprozess, Beseitigung der Medienbrüche, eine Oberfläche für alle Artikel  sowie die Abwicklung aller Bestellungen über das Warenwirtschaftssystem von SAP. Erfolgsfaktoren bei der Realisierung sind u. a. die Möglichkeit von Plausibilitätsprüfungen, Sammelbestellungen, Hitlisten sowie einer erleichterten Artikelsuche über gewohnte Synonyme. Aktuell werden bereits 80 % des Einkaufsvolumens (ohne Investitionsgüter) über 100 angeschlossene Stationen mit der Medicforma-Lösung elektronisch abgewickelt. Wesentliche Vorteile des Systems sind die Aufhebung der Medienbrüche, die vorhandene Transparenz für den Besteller sowie die Reduzierung der Bestellprozesskosten um derzeit 80.000 €. Hier sei die Zahl 80 % durchaus realistisch. Derzeit sind 27 von insgesamt 560 Lieferanten im Medizinproduktebereich voll integriert. Nächste Schritte sind die Laboranbindung, die Scanneranbindung sowie die elektronische Rechnung. Kudraschows Fazit: „Die E-Procurement-Lösung von Medicforma hat sich bewährt. Der Prozessaufwand ist in der erwarteten Größenordnung reduziert. Die Systemerweiterung wird permanent vorangetrieben.“

Hans Hoot, Abteilungsleiter Materialwirtschaft des Universitätsklinikums Ulm, präsentierte eine interne E-Procurement-Lösung mit SAP und dem Kataloganbieter Wallmedien. Die Klinik hat 859 Lieferanten und einen Jahresbestellwert von 22,3 Mio. €. Voraussetzung für ein durchgängiges E-Procurement ist die Bereitstellung eines umfassenden Artikelspektrums, ein Barcode-unterstützendes System, die fall- und kostenstellenbezogene Bestellmöglichkeit sowie die automatische Generierung der Bestellung im Backendsystem SAP R/3.  Aufgrund des Grundsatzes „die Datenhoheit verbleibt im Klinikum“ entschied man sich gegen eine externe Lösung über einen Marktplatz. Der Katalog befindet sich im Intranet des Universitätsklinikums und ist vollständig an das SAP-System angebunden. Ziel des Universitätsklinikums Ulm ist es, bis 2005 80 % der Lieferanten anzubinden. Nächster Schritt ist die elektronische Rechnungsabwicklung. „Auch als kooperatives Haus der SANA wird das Universitätsklinikum Ulm an dem eingeschlagenen Weg festhalten. Ich bin zuversichtlich, dass es in Zusammenarbeit mit SANA e-med eine gemeinsame und praktikable Lösung geben wird“, so Hoot.

„Neue Technologien schaffen die Basis für notwendige Prozessoptimierungen.“ Karin Möller, Direktor E-Commerce & Logistik der Ethicon GmbH, zog eine positive Bilanz elektronischer Beschaffungsprozesse aus Herstellersicht. Elektronische Transaktionsplattformen schaffen ein vereinfachtes Datenmanagement, eine Erhöhung der Genauigkeit im Beschaffungsprozess sowie eine fehlerfreie Abwicklung des Bestellprozesses. Dies führe zu Qualitätssteigerung und Kostensenkung im Beschaffungsprozess. Herzstück des elektronischen Beschaffungsprozesses sei dabei das Katalogmanagement. So werden beispielsweise die 25.000 Artikel des Johnson & Johnson-Konzerns im GHX-Katalog kontinuierlich manuell gepflegt. Vorteile einer E-Procurement-Lösung basierend auf einem gepflegten Katalog für die Kliniken seien die tiefe Integration in Warenwirtschaftssysteme, das vereinfachte Datenmanagement, der Zugriff auf aktuelle Lieferanten-Katalogdaten oder die optimierte Rechnungsbearbeitung. Derzeit seien 20 meist größere Kliniken voll integriert. Zudem werden GHX-Anbindungen nun zunehmend mit Medicforma und Medical Columbus verbunden. Die Voraussetzungen für E-Commerce im Gesundheitswesen seien gut, so Karin Möller: „Der Kostendruck ist hoch. Der Wille zur Optimierung ist vorhanden. Die Tools sind verfügbar. Die Plattform-Anbieter haben sich konsolidiert. Die Technologie ist ausgereift. Die Prozesse sind sicher. Das Nutzenpotential ist hoch. E-Procurement ist keine Vision mehr, sondern Realität.“

Christian von Schmeling von HealthCare Logistics & Services von Fresenius stellte verschiedene Systeme zur elektronischen Abwicklung vor: Phoenix für den pharmazeutischen Großhandel, ADKAKOM für Krankenhausapotheken, PLC-net als Bestellsystem für Kliniken sowie einen „Online Store“ als Bestellsystem für Krankenhäuser und krankenhausversorgende Apotheken. Am stärksten genutzt sind PLC und Phoenix. 75 % der Fresenius-Kunden nutzen bereits den elektronischen Lieferschein, 25 % die elektronische Rechnung. Ein großer und wichtiger Schritt in die richtige Richtung ist für von Schmeling die Vernetzung von Medicforma und GHX sowie die Fusion von GHX und PLC. Denn Ziel müsse es sein, einen Zugang bzw. Adapter für alle Netzwerkpartner zu ermöglichen. Vorteil der jüngsten Entwicklung sei, dass die bestehenden Anschlüsse von allen Teilnehmern auf beiden Seiten weiter genutzt werden können, ohne zusätzliche Schnittstellen aufbauen zu müssen. Wichtigster Erfolgsfakor sei eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Krankenhaus, Industrie und Dienstleistern. Prozesskostenvorteile müssten dabei transparent gemacht werden und für beide Seiten realisierbar sein. Sein Fazit: „Der Kostendruck im Gesundheitswesen zwingt Krankenhäuser und Industrie zunehmend Prozesse zu optimieren. Führende Dienstleistersysteme konnten etabliert werden. E-Commerce-Lösungen leisten einen Beitrag zur Optimierung von administrativen Standard-Geschäftsprozessen und Krankenhauspartner setzen zunehmend E-Commerce Systeme ein.“

Geschäftsführer Olaf Lodbrok stellte den aktuellen Stand des E-Procurement-Systembetreibers Medicforma.com GmbH vor. 50 Kliniken mit 21.000 Betten sind bereits voll angeschlossen, darunter vier Unikliniken. Es existieren Aufträge von 65 weiteren Kliniken mit 25.000 Betten, zwei großen Einkaufsgruppen (AGKAMED und Klinikeinkauf Niederrhein-Westfalen) sowie sieben weiteren Universitätskliniken (Frankfurt, Aachen, Essen, München Rechts der Isar, Halle/Saale, Bochum, Köln). Monatlich laufen 18.000 Bestellungen für 17 Mio. Euro über das System. Bei den Lieferanten ist ein Marktanteil von 30 % erreicht. Aktuell ist als neuer Großkunde die Sana-Klinikenkette hinzugekommen. Ein wichtiger Schritt sei das Roaming-Abkommen zwischen Medicforma und GHX. Damit sei das größte Verbundnetz in Europa geschaffen worden, das mit einer einzigen Schnittstelle 60 % aller Lieferanten und 10 % aller Kliniken umfasst. Die Kunden hätten damit eine hohe Investitionssicherheit und eine ausgereifte Technologie. Lodbroks Prognose: „In einem Jahr werden wir 20 bis 25 % der Kliniken angeschlossen haben.“ Ein wachsender Anteil der elektronischen Abwicklung realisiere für Hersteller die versprochenen Einsparpotentiale. Dabei entstehe ein Netzwerkeffekt, da der Nutzen exponentiell mit der Anzahl der Teilnehmer steige. Zu den Kosten von Medicforma erläuterte Lodbrok, dass die Gebühren erfolgs- und leistungsabhängig seien. Die Grundgebühr betrage 5.000 €. Für die ERP-Integration kommen 1.000 € pro Manntag (ca. 10.000 €) hinzu. Die Transaktionsgebühren betragen 2 € pro Artikel und Jahr oder Änderung sowie 1,90 € pro Bestellung und Bestellposition. Die Transaktionsgebühr beinhalte alle Lieferscheine, Rechnungen oder Teillieferungen. Auf eine Universitätsklinik kommen Pauschalkosten von ca. 25.000 € zu.

Norbert Kruchen stellte als Geschäftsführer der GHX Europe GmbH das neue Unternehmen vor, das gerade erst aus GHX und PLC entstanden ist und zu gleichen Teilen D. Logistics und GHX LLC gehört.  Für die angeschlossenen Lieferanten ergebe sich durch die Fusion keine Änderung. Kundenzielgruppen sind Krankenhäuser, öffentliche Apotheken, Lieferanten der Medizinprodukte- und Pharmaindustrie, medizinische Fachhändler, pharmazeutische Großhändler, weitere Marktteilnehmer wie Altenheime und Reha-Einrichtungen sowie Arztpraxen und private Dialyse-Einrichtungen. Derzeit sind 70 Lieferanten und 450 Krankenhäuser in Europa angeschlossen, darunter 150 deutsche GHX-Kliniken und 200 SEDICO-Kliniken. GHX konvertiere die endoprothetischen Bestelldaten von SEDICO in das gewünschte Format und integriere die entsprechenden Materialwirtschaftssysteme der Kliniken. Für Kliniken ohne eigenes Materialwirtschaftssystem werde „GHX WebConnect“ angeboten. Dies sei eine internetbasierte Lösung für die elektronische Beschaffung unter Zugriff auf einen Produktkatalog mit umfangreichen Suchfunktionen. Zum Preismodell sagte Kruchen, dass der Hersteller für jede Transaktion 3,50 € bezahle. Mengenbezogene Rabatte seien möglich. Auf die Kliniken kommen Kosten von bis zu 16.000 € für die volle SAP-Integration zu, jedoch keine Transaktionskosten.

Die Kooperation mit Medicforma beleuchtete Kai Grunenberg, Leiter Customer Service bei GHX. Derzeit laufen Projekte im Rahmen der Vereinbarung mit Medicforma in folgenden Kliniken: Universitätskliniken Frankfurt und Essen, Medical Order Center Aahlen, Gesundheitszentrum Evangelisches Stift St. Martin Koblenz, Kliniken des Landkreises Lörrach, HELIOS Klinikum Erfurt, St. Johanneshospital Dortmund sowie Städtisches Klinikum Brandenburg. Angeschlossen seien derzeit die Lieferanten B. Braun, Ethicon, Smith Medical, Cook, Guidant, Medtronic und Tyco.

Ferry Rose, Prokurist der Wheel-it AG, präsentierte eine elektronische Beschaffungslösung für den Hilfsmittelmarkt. Die IT-Landschaft in der Hilfsmittelbranche sei mit einer Vielzahl von Branchen-Softwareanbietern, komplexen Warenwirtschaftsprogrammen und verschiedenen Datenformaten sehr heterogen. Eine Möglichkeit für alle Beteiligten, effizient miteinander zu kommunizieren sei der Datenaustausch durch „elektronischen Übersetzer“. Erforderlich sei die einmalige Anbindung an einen Integrationsserver, der die Daten aus dem EDV-System des jeweiligen Teilnehmers automatisch in das Format des Empfängers umwandelt. „Rechnungen und Auswertungen können damit ohne Medienbruch zwischen den EDV-Systemen von Leistungserbringern, Kostenträgern und Abrechnungszentren per Knopfdruck ausgetauscht werden“, so Rose. Vorteile seien u. a. der Wegfall von Eingabefehlern sowie die Reduktion von Personal- und Sachkosten.

Michael Popp, Leiter Controlling und EDV beim Reha-Team Hamburg, stellte den elektronischen Datenaustausch aus Sicht eines Sanitätshauses dar. Probleme mit den 1.200 Bestellungen monatlich seien beispielsweise veraltete Artikel-Stammdaten, die zeit- und kostenintensive Bearbeitung von Bestellvorgängen,  fehlerhafte Bestellungen sowie die aufwendige manuelle Überprüfung von Auftragsbestätigungen. Mit dem Wheel-it-System werden die kaufmännische Auftragsbestätigungen direkt aus dem EDV-System des Herstellers in die Branchensoftware von Reha-Team Hamburg übertragen. Das System liefert verbindliche Liefertermine und Preise innerhalb von drei Minuten. Die Artikelstammdaten werden kontinuierlich aktualisiert. Vorteile durch die Einführung des Wheel-it-Sytems sind die automatische Plausibilitätsprüfung bei Bestellungen, die schnelle Auftragsbearbeitung und die effiziente Zusammenarbeit mit den Lieferanten.

Hinweis an die Medien:
Digitale Bilder zur Veranstaltung können im Internet unter www.bvmed.de (Bilder – Veranstaltungen) abgerufen werden. 300 dpi-Bilder können bei der BVMed-Pressestelle per E-Mail an beeres@bvmed.de angefordert werden.


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